初审法院综合管理解决方案
项目的目的
初审法院综合管理解决方案项目的目的是开发一种自动化解决方案，以满足初审法院系统的某些主要需要，并推进司法系统的目标和战略 佛罗里达州司法部门2009-2015年长期战略计划
. TIMS项目将包括四个主要阶段.
项目背景
经过多年的发展, 对司法部门的效力和效率有既得利益的各种个人已经认识到需要使审判法院系统的若干职能自动化. In fact, 一些巡回法院和县已经开发了针对其所在地区的案件管理自动化系统, 文档管理, 安排案例事件. Further, the bg视讯官方平台 (OSCA) has developed summary data systems such as the Summary Reporting System (SRS) and Uniform Data Reporting System (UDR); case management systems such as the Florida Dependency Court Information System (FDCIS); and other systems such as the Judicial Inquiry System (JIS) which are used or intended to be used statewide by the trial courts. 上述许多系统都是由法院工作人员在内部开发的, 而由外部供应商或专业协会开发的其他系统，例如由 佛罗里达州法院书记员协会 (FACC).
Generally, 本地自动化项目的主要目标是支持一线人员，如法官, court staff, 以及办事员高效处理案件的能力, and in turn, 更好地满足与法院系统接触人士的需要. 对于全州范围的自动化项目也是如此. However, 地方自动化项目和全州自动化项目之间的一个区别是，通常全州自动化的目标是产生统一的和可比较的信息，这些信息为最高法院及其指定的委员会的政策决定提供信息，以管理整个法院系统, 特别是在佛罗里达州宪法第五条修正案之后，该修正案将初审法院统一置于州政府资助之下. 例如，这些信息可能有助于决策 初审法庭预算委员会 (TCBC)，它影响分配给每个电路的资源. 这些信息还可以帮助监测执行措施 初审法庭表现及问责委员会 (TCP&A)确保在每个回路中有效地提供服务.
研究、报告和其他文件
有大量的研究项目, reports, 以及其他与审判法庭自动化需求有关的文件. 例如，2006年1月，第五条技术委员会发布了一份 最终报告 为法院系统及与法院系统有关的各实体的利益，协助完成不同信息系统的整合. They recommended several actions such as the creation of a: catalog of common data elements; data exchange standards and protocol; infrastructure and network standards and protocol; and security and access standards and protocol.
In 2008, 佛罗里达州立法机关指示项目政策分析和政府问责办公室(OPPAGA)研究司法案件管理实践. 在其报告中， Judicial Case Management Practices Vary Throughout State; Better Case Data Needed， OPPAGA发现:
法官们指出，可靠的数据对于有效管理巡回案件负荷至关重要. 一些巡回法院有法院信息技术人员，他们创建或实施了案件管理软件，为法官提供报告. 这些巡回法院和县的法官报告说，这些系统为他们提供了有效管理工作量所需的信息. However, 其他巡回法院和县的法官报告说，他们缺乏满足案件管理需要所需的信息. 在一些电路中, 其他选举产生的法院系统官员，如州检察官，维护案件的统计数据，并与法官分享, 法院管理员, 还有其他民选的法庭官员. 在其他电路中, 个别法官报告说，他们保留自己的统计数据，因为他们不能依靠现有的数据.
In 2009, 立法机关还指示技术审查工作组(TRW)研究和制定有关审判法庭技术的建议. 在2010年2月1日的报告中， 确定和建议实施州法院系统综合计算机系统方案的计划， TRW提供了一些调查结果和结论，包括:
- 该州没有一个全面的全州战略计划，为州法院开发和实施综合计算机系统建立一个路线图.
- 对于州法院的集成计算机系统，没有统一的业务流程模型或系统体系结构.
- 在定义了“案件管理”和“案件维护”所代表的业务过程之前，无法建立执行综合计算机系统所需的统一标准.
- 州法院系统尚未为每个法院部门的一个或多个职能确定全州范围的记录系统.
朱迪斯·L法官. 克里格，委员会主席 佛罗里达州法院技术委员会 (FCTC)对TRW的报告作出了回应，指出:
……我们认为，一个全州范围的综合计算机系统应限于法院和书记员, 应最大限度地扩大司法系统合作伙伴之间的数据共享. 实现一体化, 可以为特定的法院职能和业务流程设定标准，并根据这些标准开发和授权系统……我们同意多系统选择是最佳的和可行的. 这种方法的另一个结果是完全消除了案例管理/案例维护的区别. 全国各地的供应商提供法院案件管理应用程序，这些应用程序能够执行现行法规不必要地区分为案件维护和案件管理的所有功能. 购买单独的应用程序来执行案例维护和案例管理功能实际上是一种浪费的冗余. 一个应用程序应该做到这两点, 通过适当的管理, 规划和重新定向资金, 法院系统的需要可以得到满足. 最重要的是, 佛罗里达州可以在法庭相关服务的自动化方面做得更好, 方便使用，最大限度地利用纳税人的钱.
另外, 几年来, 法院系统一直致力于将案件受理过程自动化，以提交法庭文件. In 2008, 立法机关通过强制过渡到法庭记录的电子归档(“电子归档”)并要求最高法院制定电子归档标准来支持这些努力. 最高法院于2009年7月1日批准了电子申报标准 AOSC09-30. 在2009年立法会议期间, 立法机关也有这样的规定, “……州法院系统将加速实施第2009-61章第16节的电子归档要求, 佛罗里达州法律, 到明年1月1日，将启用10个初审法庭中的5个, “这项工作目前正在《bg视讯》的监督和指导下走上正轨. 与电子备案密切相关的是电子备案法庭记录门户(e-portal)，它是全州范围内的接入点，用于在佛罗里达州所有法院之间传输电子法庭记录. 根据最高法院书记官(作为首席大法官的指定人)与八名巡回法院书记官之间的地方协议, 职员们创建了一个电子归档机构(Authority)来:1)设计, develop, implement, operate, upgrade, support, 并通过与FACC和/或其全资子公司- FACC服务集团(FACCSG)签订的合同维护电子存档法庭记录门户网站。2)提供最经济和最有效的电子存档法庭记录的方法. 市建局由包括市建局主席在内的董事会管理, 七名巡回法院书记员, 以及最高法院书记员. 与法院职能有关的事项需要获得最高法院书记员的赞成票, 在其他问题中.
此外，2010年3月，TCP的法院统计和工作量委员会(CSWC)&A发表了一篇题为《 案例管理系统设计框架. 这份报告是为了回应最高法院的指控而编写的 AOSC08-32 制定长期技术计划，以支持审判法庭的信息需求. 报告内容包括:设计原则, 使用现有的数据收集系统, 安全和保密, 以及为这样一个系统制定其他标准的必要性.
最后，关于审判法庭职能自动化的最重要的文件之一是 佛罗里达州司法部门2009-2015年长期战略计划, 其中，最高法院通过了几个目标和战略，这些目标和战略涉及自动化及其与实现司法部门的使命和愿景有关的预期目的，以及它如何有助于改善可及性, fairness, 有效性, 响应性, 以及法院系统的问责制.
Goals | Strategies |
2.1 -案件会得到有效、有效率和及时的处理. | -发展州法院系统的能力，及时监测巡回法院的主要案件负荷和工作量信息, appellate, 在全州范围内. |
2.2 ——国家法院系统有效利用公共资源, efficiently, 而且是以负责任的方式. | -加强国家法院系统以具成本效益和负责任的方式管理法院资源和服务的能力. |
2.3 -州法院系统将有一个适当的全州信息技术系统，足以支持有效和高效率的案件管理以及案件数量和法院资源的管理. | -制定和实施标准，实现司法部门在全州范围内公平部署功能兼容的信息技术基础设施, or; |
5.1 -国家法院系统将对其使用公共资源和整体表现向公众负责. | -监督和评估法庭表现. |
Overall, 很明显，那些在初审法院制度的第一线的人，比如法官, court staff, 书记员和州一级的工作人员，如最高法院, 法院委员会, 和立法机关, 以及其他个人和团体, 同意初审法院需要一个标准化的全州解决方案来解决某些法院职能的自动化问题.
项目阶段
- Phase One - 就法官需要查阅和跟踪的标准化信息提出建议, 情况下经理, 以及其他工作人员，以便通过审判法庭程序高效地转移案件，并在巡回法院和全州范围内报告所需的标准化案件数量和工作量信息，这对绩效监测和资源管理至关重要.
- Phase Two - 执行技术评估，并针对最可行的技术方法提出建议，以开发解决第一阶段确定的需求的自动化解决方案.
- 第三阶段- 为TIMS制定推荐的实施计划.
项目范围
该项目将解决两个主要审判法庭职能的自动化问题:1)案件处理和2)执行情况监测. 该项目还将涉及案件处理下的六个子功能:1)案件受理, 2)文件管理, 3)病例管理, 病例调度, 法庭程序, 6)资源管理. 法官行使这些职能的所有部门和案件类型, 准司法人员, 司法助理, 情况下经理, 其他法院工作人员也会被覆盖. 还将考虑法院委员会对资料的需要. 只要法院书记官的职能对法院的需要有影响，就会予以考虑. 由书记员执行的与法院无关的职能将不会在本项目中提及(例如.g.(县的记录员和财政职责). OSCA制定并于2010年初获得初审法院行政官和《bg视讯》批准的适用初审法院职能和子职能的定义如下:
案件处理-透过法庭系统有效率和有效地处理案件的职能, including:
- 案件接收-与法庭诉状的归档和完善有关的功能，包括足够的信息，以支持差异化的案件管理.
- 文档管理——处理过程中涉及的功能, 法庭文件的维护和处理.
- 案件管理/跟踪-涉及将案件转移到审判法庭程序的各个阶段，从而提高确定性的职能, 可预测性, 以及案件在系统中的进展效率.
- 案件安排-与日历和日程安排程序和案件事件有关的功能.
- 法庭程序-与法庭处理案件有关的职能.
- 资源管理-与分配相关的功能, monitoring, 并分析支持审判程序和确保保护正当程序权利的资源.
性能监控-涉及监控州和地方级别性能的功能，包括:访问指标 & 公平、工作量覆盖、及时性、质量 & 服务的一致性、资源的高效利用和可靠性 & 记录的完整性.
项目发起人
最高法院将管辖TIMS项目. As such, 终审法院首席法官已向四个法院委员会发出相关的控状或指示，这些委员会将作为该项目的主要发起人，随后向最高法院提交建议:
最高法院初级委员会发起人:
- 初审法庭表现及问责委员会- 尊敬的特里·D. 泰瑞,椅子
- 法庭统计及工作量委员会&A- 尊敬的艾伦·斯莱·马斯特斯，主席和. 迈克·布里登巴克，副主席
- 法院家庭和儿童问题指导委员会- 尊敬的芭芭拉. Pariente,椅子
- 佛罗里达州法院技术委员会- 尊敬的朱迪斯L. 主席克雷格
委员会/委员会 | 收费/指示 |
|---|---|
审判法庭表现委员会 & 问责制和法院统计及工作量委员会 | 与目标2一致.1, 2.2, 2.3, and 5.2009-2015年佛罗里达州司法部门长期战略计划第1条, 识别信息, 按案例类型划分, 这需要被法官查看和追踪, 情况下经理, 以及其他法庭工作人员，以便在审判过程中高效地处理案件. 另外, 确定电路和全州报告级别所需的关键案件负荷和工作量信息，这对性能监控和资源管理至关重要. 委员会应与佛罗里达法院技术委员会合作，并在7月1日或之前向最高法院提交一份报告和相关建议, 2012. 初审法院业绩和责任委员会的法院统计和工作量委员会应制定统一的数据定义, guidelines, 和标准的数据收集和报告必须产生一致, 自动化审判法庭案件管理全州, 按照委员会的建议. 通过法院统计和工作量委员会, 继续处理必要的政策问题，以保持摘要报告系统的完整性, 加权病例负荷模型, 统一数据报告制度, 以及其他与审判法庭活动相关的数据收集工作. 委员会应为佛罗里达州立法机关或其他政府机构要求的特殊数据收集需求提供指导，并为初审法院制定标准化报告系统提供指导. 委员会应继续提供与初审法院活动有关的数据收集和分析有关的政策指导, workload, 补充的资源, 以及绩效衡量标准. |
法院家庭和儿童问题指导委员会 | 与其他法庭委员会合作, 适当的, 识别和界定有效的家事法庭案件管理所需的数据要素. |
佛罗里达州法院技术委员会 | Oversee, manage, and direct the development and use of technology within the judicial branch including: making recommendations to the Supreme Court on all matters of technology policy impacting the judicial branch; reviewing and approving recommendations made by any court committee concerning technology matters or otherwise implicating court technology policy; establishing, 定期回顾, 并更新技术标准，以便在司法部门使用和接收技术, manage, maintain, use, secure, 并以电子方式分发法庭记录, consistent with the technology policies established by the Supreme Court; developing and maintaining security policies that must be utilized to ensure the integrity and availability of court technology systems and related data; ensuring that the technology utilized in the judicial branch is capable of required integration; and 定期回顾 and evaluating all approved technology in the judicial branch to determine its adherence to current supreme court technology policies and standards. |
项目合作伙伴/主题专家:
- 法院书记员及其工作人员
- 佛罗里达州法院书记员协会
- 初审法庭预算委员会
- 药物滥用和精神健康委员会
- 多学科抚养法庭改进小组
- 佛罗里达巡回法官会议
- 佛罗里达县法官会议
- 初审法院首席法官
- 初审法院行政官及其工作人员(e.g.、法庭技术人员、案件管理员等.)
- bg视讯官方平台工作人员
- 国家律师
- 公共辩护律师
- 私人酒吧
- 法律援助协会
- 国家机构代表(e ..g.、DCF、FDLE、DOC、DOR等.)
- 根据需要与其他利益相关者群体进行外联
项目协作策略
赞助该项目的所有主要委员会的主席同意以下策略，以确保所有委员会之间的适当合作和开放的沟通渠道, 主题专家, 利益相关者团体也参与其中.
- 分配跨委员会/委员会的项目联络员.
- 为项目创建的任何小组委员会或工作组的交叉成员资格.
- 当项目列入议程时，通知和邀请参加委员会/委员会会议.
- 通过电子邮件和网络发帖定期更新项目进展情况.
- 在项目建议的制定过程中有意义地纳入主题专家和其他利益相关者群体.
- 在最后核准前向其他委员会/委员会提出项目建议.
- 对于需要两个或两个以上委员会参与的项目阶段和任务, 这些委员会的领导和/或联络人将合作，以有效和有效地分配工作.
项目原则
- 第一阶段期间, 在确定法官需要访问和跟踪的标准化信息时, 情况下经理, 以及其他工作人员，以便在审判过程中高效地处理案件, 门槛问题将是:
- 这些信息是否足够和必要，以推动案件通过审判程序?
- And
- 这些信息需要测量吗, manage, 并对通过审判程序的案件的效率和有效性负责?
- It is anticipated that it may not be possible to track all information; however, 将尽一切努力查明将案件移送审判法庭程序所需的资料，并高效率和有效地管理这些案件以供审判.
- 第一阶段期间, 识别处理案件所需的信息, 管理资源, 监测绩效将完全基于“需要”，不会受到财政或技术限制的限制. 而不是简单地自动化现有的业务流程, 第一阶段将努力在实际情况下对这些过程进行改进. 在第二阶段, Three, and Four, 在评估技术和确定实施的优先次序时，可以考虑财政或技术限制. 排序时可考虑法官在当地的需要, 准司法人员, 员工和在全州范围内为委员会决策使用信息, 政策发展, etc.
- 第二阶段期间, 该项目的技术评估将集中于确定最适合解决方案的平台. 这项评估将考虑已经在使用的系统, 其他商用系统, 以及内部应用程序开发. However, 作为解决方案的一部分选择或开发的任何系统都必须充分整合并遵守最高法院批准的一套标准化规则和要求.
- 在第三阶段, 将尽一切努力执行一项以现有法院和书记员资源为基础的解决办法, 技术和人员配备. 换句话说, 将尽一切努力尽量减少对新资源或新的资金来源的需要.
- Overall, TIMS项目将按上述定义的初审法院职能进行分类，不会人为地按案件维持与维持进行分类. 病例管理二分法.
项目步骤和时间框架
为第一阶段制定的建议, Two, 3条将被纳入最终报告，并在7月1日之前代表所有主要发起人提交给大法院, 2012. 最有效地利用时间, 在每个阶段结束时，可将适用的建议纳入报告. 另外, 将制定沟通策略并将其应用于所有阶段，以便向利益相关者通报和教育项目.
项目阶段 | 主要委员会发起人 | 项目步骤 | Timeframe* |
One - 识别所需信息 | TCP&A | 确定处理案例所需的信息, 管理资源, 并监控本地性能 & statewide. 我们需要知道案件何时被立案, 当诉讼需要法庭记录员时, 当超过法定时限时, etc. | 2010年10月- 2011年6月 |
TCP&A | 确定的时候, how, 以及上述信息在法庭上的使用频率, in chambers, 通过定期报告, etc. | ||
CSWC | 确定如何将所需的信息转换为数据元素. 例如:立案日期、案件类型、法庭记录员类型等. | ||
CSWC | 确定数据元素的标准化定义. 示例:提交日期等于申请提交时的办事员日期戳. | ||
CSWC | 根据TCP确定的需求，确定本地和州一级生成的报告类型&A. | ||
CSWC | 定义影响数据收集的业务规则. | ||
Two - 技术方法的确定 | FCTC | 确定技术的所有技术和功能需求，包括安全协议. | 2011年6月- 2012年3月 |
FCTC/CSWC | 审查和分析现有的司法接口，并确定应用程序开发需求. | ||
FCTC | 确定如何收集数据元素. 示例:电子归档文件, 标准化的形式/信封, 书记员的扫描文件, 由书记员或法庭职员输入资料, 链接到其他机构数据, etc. | ||
FCTC/CSWC | 确定如何存储数据，并使法官、法院工作人员、OSCA等能够访问数据. 一旦捕获到与TCP确定的需求一致的数据&A (e.g. 可搜索数据库)，包括数据交换协议的开发. | ||
CSWC | 确定如何确保数据质量. | ||
Three - 实现计划 | FCTC | 确定所有适用的技术需求和基础结构. 例子:硬件、软件、网络等. | 2012年3月- 2012年6月
|
CSWC/FCTC | 确定是否需要运行冗余双系统.g. SRS vs. TIMS). | ||
FCTC | 确定实施沟通计划和培训需求. | ||
FCTC | 构建部署优先级并创建包含变更管理原则的实施时间表. | ||
FCTC | 对技术和人员进行财务分析. | ||
TCP&A, cswc, FCC, FCC | 向最高法院提交最后报告，包括第一阶段和第三阶段的建议. | ||
Four- 实现 | FCTC, TCP&A, cswc, FCC TCBC | 采取措施实施和测试TIMS的能力. | 2012年7月1日之后 |
*某些阶段和项目步骤可能重叠和/或同时处理.
工作人员联系
林赛Hafford
高级法庭运作顾问
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HaffordL@mabaproject.com